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É ainda usual confundir-se ERP com um mero software de facturação, o que é falso.
Um software ERP pode ser definido como uma aplicação de gestão projectada para cobrir todas as áreas funcionais de uma empresa. Trata-se de um conjunto de aplicações de gestão, desenhadas de forma a dar resposta a cada área funcional da organização, e de forma a criar um fluxo de trabalho (Workflow) entre os diferentes utilizadores. Este fluxo agiliza consideravelmente o trabalho diário e todas aquelas tarefas repetitivas e quotidianas, permitindo assim o aumento de produtividade e o aumento da comunicação entre todas as áreas que integram a empresa.

Tradicionalmente um software ERP é composto por um conjunto de módulos funcionais, como os módulos de: Facturação, Compras, Encomendas, Inventários, Tesouraria, Cobranças, Contas Correntes, Stocks, Inventários, Contabilidade Geral ou Analítica, Recursos Humanos, Despesas, Balanço Social, Imobilizado, etc, …Desta forma flexível a empresa pode investir neste tipo de solução de acordo com as suas necessidades, tendo sempre em perspectiva que o seu crescimento nunca mata este tipo de projecto, visto que à medida que a empresa vai sentindo novas necessidades pode ir adquirindo módulos adicionais.